Организация делопроизводства на малом предприятии

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2013, N 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ

В статье рассказывается, как начать вести делопроизводство на вновь открытом малом предприятии. Автор приводит план действий, примерную инструкцию по делопроизводству и формы необходимых документов.

Каждый год в России открывается значительное число малых предприятий. Так, за 2012 г. количество предпринимателей в России увеличилось на 37%, в основном за счет вновь открывшихся малых предприятий. Есть ли на этих предприятиях делопроизводители, сотрудники отдела кадров? Хорошо, если есть один человек, но скорее всего, что на первых порах эти функции отданы секретарю. Как же наладить систему делопроизводства? Основные задачи делопроизводства – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Работа с документами должна следовать настолько отработанному порядку, чтобы работникам не приходилось отвлекаться от главных производственных целей предприятия.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства – это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

На малом предприятии, особенно в период его создания и первые годы деятельности, чаще всего отсутствует структурное подразделение, которое занято ведением делопроизводства. Эти функции, как правило, возлагаются на секретаря либо помощника руководителя предприятия. Практика показывает, что, приступая к выполнению своих обязанностей, эти работники считают необходимым составление примерного плана работ по ведению делопроизводства, учитывающего специфику конкретного предприятия. Такой план, утвержденный руководителем предприятия, позволяет организовать работу эффективно, особенно на недавно созданных предприятиях либо предприятиях, где ведению делопроизводства не уделялось должного внимания и в короткие сроки необходимо привести документы в порядок. План работ по совершенствованию делопроизводства на малом предприятии может выглядеть следующим образом.

ООО “Максима” УТВЕРЖДАЮ

ПЛАН ООО “Максима”

работ по совершенствованию Подпись Д. И. Гурьянов

делопроизводства в ООО “Максима” 00.00.2013

Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе

• штатного расписания;
• книги движения трудовых книжек;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• положения о порядке обработки и защите персональных данных;
• трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• графика отпусков;
• приказов по кадрам и заявления работников;
• личных карточек сотрудников формы Т-2;
• оригиналов трудовых книжек всех работников, для которых данное место работы является основным.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы. К примеру, Положение об оплате труда, содержащее условия премирования сотрудников. Кроме наличия, необходимо позаботиться о правильности оформления документов.

Трудовым Кодексом РФ определены условия, обязательные для указания в трудовом договоре. В нем также можно прописать должностные обязанности работника, в этом случае не требуется должностная инструкция. Для части кадровых документов законодательством предусмотрено применение унифицированных форм.

Сроки хранения кадровых документов.
Личное дело сотрудника, приказы о приеме, поощрениях, переводах на другую должность, увольнении, об установлении заработной платы хранятся 75 лет, приказы об отпусках, дисциплинарных взысканиях, направлениях в командировку – 5 лет, начиная со дня увольнения работника.

Начиная с оформления персональных трудовых книжек и заканчивая протоколами собраний учредителей. От этого зависят результаты будущих проверок со стороны налоговиков.

• Все документы вплотную «привязываются» к балансу предприятия:
• какие средства откуда поступили;
• куда и на каких основаниях распределены (что отнесено на затраты, а что расходуется за счет чистой прибыли);
• законно ли то или иное действие (в отношении персонала или контрагентов);
• правильно ли исчислена налогооблагаемая база (с учетом нормативных ставок и допустимых льгот).

Если вы хотите знать, как избежать ошибок, читайте материалы нашего сайта. С их помощью вы защитите себя от убытков из-за незнания основ и нюансов делопроизводства. В публикациях отражены моменты, актуальные для любых организационно-правовых форм (ООО, ИП).

Кадровый учет и кадровая документация на малом предприятии

К сожалению, приходится констатировать, что культура делопроизводства в малом и среднем бизнесе в России оставляет желать лучшего. Причины этого состояния можно назвать разные. Это и правовой нигилизм предпринимателей, и практическое отсутствие правоприменительной практики в данной области. Но корень создавшейся ситуации, можем предположить, находится в той же плоскости, что и остальные проблемы в экономике вообще.

Это несовершенство и запутанность законодательства, и нежелание (или неспособность?) чиновников контролировать его исполнение. Между тем, эти вопросы регулируются рядом нормативных правовых актов, в том числе, законов, первым из которых следует считать Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

КоАП РФ относит, например, конфискацию орудия совершения или предмета административного правонарушения; лишение специального права в виде права управления транспортным средством соответствующего вида; административное выдворение за пределы Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства; административный запрет на посещение мест проведения официальных спортивных соревнований в дни их проведения). Как мы видим, заменить штраф на предупреждение можно только при наличии комплекса из четырех условий:

1. В случае совершения лицом (юридическим или физическим) правонарушения впервые (ч. 1 ст.

Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе

Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно.

Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков.

В качестве примера приведем чч. 1 и 4 ст. 5.27 КоАП РФ[9] («Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»): Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч[10] рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. […] 4.

Это следующие основные документы: • распоряжения и приказы о приеме на работу; • штатное расписание; • трудовые договора; • личные карточки; • приказы о предоставлении отпусков; • график отпусков; • приказы о переводе на другую работу, совмещении должностей; • приказы об увольнении; • табели учета рабочего времени; • правила внутреннего распорядка и трудовой дисциплины; • положение, регламентирующее защиту личных данных; • трудовые книжки и книга их регистрации; • документация по охране труда. Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.

Малое предпринимательство, микропредприятия и их большие особенности

Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим Их внедрение и контроль 5 Правильная организация обучения и переобучения работников Повысится уровень оценки организации в глазах ее работников, повысится производительность труда, повысится уровень обслуживания клиентов, сократится число ошибок в документах, сократятся суммы штрафов, выплачиваемых внешним организациям Проведение на регулярной основе оценок работы персонала и аттестаций. Анализ учебных заведений и учебных программ, необходимых организации, анализ условий обучения. Заключение договоров на обучение с сотрудниками и организациями, предоставление условий для учебы.

Планирование и контроль 6 Поддержание здоровья работников и создание безопасных условий труда Сократится количество отпусков по временной нетрудоспособности.

Сформируется особый «корпоративный дух» организации, произойдет сплочение коллектива, повысится оценка организации в глазах его служащих. Программа для ведения делопроизводства и документооборота Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос»». Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании.

Федеральным законом от 03.07.2016 N 305-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием государственного управления в сфере контроля за оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров и в сфере миграции» (вступил в силу 04.07.2016) из ст. 19.3 КоАП исключено упоминание о сотрудниках органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ. [8] См. ст. 64.1 ТК РФ. [9] По истечении 90 дней после дня официального опубликования Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам повышения ответственности работодателей за нарушения законодательства в части, касающейся оплаты труда» (03.10.2016) статья 5.27 будет изложена в новой редакции.

• Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим
• Программа для ведения делопроизводства и документооборота
• Ведение кадрового учета в организации
• Организация делопроизводства на малых предприятиях
• Организация делопроизводства на малых предприятиях реферат

Организация делопроизводства Важно В рамках осуществления данных функций кадровой работы должны выполняться следующие обязанности: — проведение поиска, отбора и найма работников с необходимой квалификацией; — определение размера заработной платы, форм и порядка материального стимулирования работников предприятия; — обеспечение приемлемого уровня трудовой и исполнительской дисциплины работников; — определение очередных отпусков работникам; — проведение процедуры увольнения работников в соответствии с действующим законодательством.

Закона, требующего обязательного ведения общего делопроизводства на микропредприятиях, не существует, но минимально необходимые операции с документами проводить все равно придется. И чаще всего эта обязанность возлагается на секретаря или помощника руководителя. В статье мы обозначим основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства на микропредприятии.

■ Кадровые документы. Кадровая документация большинства микропредприятий (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) представлена прежде всего трудовыми договорами с работниками. Заметим, что индивидуальный предприниматель ведет кадровое делопроизводство только в том случае, если он нанимает работников и выплачивает им заработную плату. В отношении себя он трудовой договор не оформляет, поскольку в данном случае работник и работодатель представлены в одном лице.

Помимо трудовых договоров к кадровым документам, которые могут быть у микропредприятия, относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• табель учета рабочего времени;

• положение о защите персональных данных работников;

• приказы по личному составу;

• личные карточки работников;

• трудовые книжки работников;

• инструкции по охране труда;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• книга учета выдачи бланков трудовых книжек;

• журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

• журнал регистрации приказов по личному составу;

• журнал регистрации справок, выданных работникам.

Структура правил внутреннего трудового распорядка:

■ Типовая форма трудового договора. Нововведением, касающимся кадрового делопроизводства на микропредприятиях, стало утверждение типовой формы трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям[1].

Указанную типовую форму трудового договора применяют те работодатели-микропредприятия, которые решили воспользоваться своим правом не принимать локальные нормативные акты. Как отмечалось выше, все условия, которые должны содержаться в таких актах, необходимо будет отразить в трудовых договорах, составленных на основе принятой типовой формы.

Помимо основных положений типовая форма позволяет включать в договор дополнительные условия (к примеру, расположение рабочего места, структурное подразделение).

Форма также предусматривает возможность вносить в договор особые условия, касающиеся труда дистанционных и надомных работников. Например, заполнив соответствующие пункты типовой формы, работодатель сможет закрепить условие о том, что работа должна выполняться путем обмена электронными документами, с использованием Интернета и т.д.

Если при внедрении типовой формы трудового договора микропредприятия могут отказаться принимать локальные нормативные акты, то обязанность по заполнению трудовых книжек работодателями-микропредприятиями никто не отменял!

Типовую форму трудового договора[2] могут использовать все организации и индивидуальные предприниматели, относящиеся к микропредприятиям. На этот документ возложены большие надежды, так как планируется, что он позволит снизить объем документооборота и повысить степень защиты трудовых прав работников.

■ На что опираться при разработке кадровых документов. Несмотря на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, эти формы остаются очень удобными для использования микропредприятиями. Так, при составлении штатного расписания (унифицированная форма № Т-3), графика отпусков (унифицированная форма № Т-7), табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13), приказов по личному составу и пр. можно использовать соответствующие формы[3].

При разработке всех иных перечисленных кадровых документов необходимо прежде всего руководствоваться нормами действующего российского трудового законодательства, а также положениями нормативно-методических документов (например, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих[4] и пр.).

[1] В связи с включением в Трудовой кодекс РФ статьи 309.2 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям»).

[2] Подробнее о заполнении типовой формы трудового договора для микропредприятий см.: Журавлева И.В. Заполняем трудовой договор для микропредприятий // Секретарь-референт. 2016. № 10. С. 64–71. Пример заполнения типовой формы трудового договора для микропредприятий вы можете скачать в «Сервисе форм».

[3] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

[4] Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 12.02.2014).

А.А. Белькова, документовед

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2017.

• 

Подскажите, пожалуйста, как поступать работодателю с работником, который полностью и качественно выполняет свои трудовые обязанности, НО отказывается вступать в диалог с директором учреждения (попросту неявка на любые совещания и встречи) и работниками учреждения. Так же работник отказывается давать письменное согласие/несогласие на любые изменения трудовых отношений, так или иначе возникающие в ходе работы (оформляем акт отказа в подписи). Работник соглашается на дополнительную работу в виде увеличения объема работ, действительно на деле выполняет эту работу, но отказывается подписывать документы (приказы, дополнительные соглашения). Как поступать в этой ситуации работодателю? Спасибо!

АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ Московского городского суда от 18.12.2018 № 33-56184/2018

АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ Самарского областного суда от 22.01.2019 № 33-712/2019

Тема 3. Организация системы документооборота на малом предприятии

Тема 3.1. Документирование хозяйственных операций на малом предприятии. Технология работы с документами

План

1. Регламентация технологии работы с документами на предприятии

2. Приём и первичная обработка документов

3. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

4. Регистрация документов

5. Контроль и исполнение документов

6. Номенклатура и формирование дел

7. Документирование хозяйственных операций

Цель: иметь представление о документировании хозяйственных операций на малом предприятии

Знать:

– технологию работы с документами;

– организацию системы документооборота

1. Регламентация технологии работы с документами на предприятии

Технологию работы с документами на предприятии регламентирует такой документ как инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является основным локальным актом в сфере работы с документами.

Инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся на конкретном предприятии.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе типовых инструкций и государственных методических документов.

Инструкция состоит из следующих разделов:

Общие положения (на основе каких нормативно-методических документах разработана инструкция, кто отвечает за делопроизводство на предприятии и прочие общие вопросы).

Состав документов организации (какие вопросы подлежат документированию, какие системы и виды документов используются в организации для документирования, на материалах данного раздела разрабатывается ТАБЕЛЬ форм документов).

Подготовка документов (требования к составлению и оформлению документов, порядок придания им юридической силы, кто участвует в согласовании документов, на материалах данного раздела формируется альбом форм документов и типовые трафаретные тексты).

Организация документооборота (характеризуется движение входящих, исходящих и внутренних документов).

Регистрация документов (указываются регистрационные формы, система индексации документов, порядок регистрации входящих, исходящих, внутренних документов).

Контроль исполнения документов (система постановки на контроль и снятия документов с контроля).

Организация документов в делопроизводстве (систематизация документов в соответствии с номенклатурой дел, порядок и правила формирования, оформления и хранения дел).

Передача документов на архивное хранение (проведение экспертизы ценности документов, порядок оформления описей дел, отбор документов на уничтожение).

К инструкции по делопроизводству целесообразно прилагать образцы бланков официальных документов организации, регистрационные формы, разработанные в организации классификаторы и перечни, табель форм документов, альбом форм, перечни причин не исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой ДОУ, утверждается руководителем предприятия, может иметь дополнительные разделы.

На малом предприятии инструкция по делопроизводству разрабатывается секретарем с привлечением заинтересованных специалистов, с учетом сложившегося опыта работы с документами на данном предприятии.

2. Приём и первичная обработка документов

Документы поступают в организацию различными путями: по почте, факсимильной связи, электронной почте, посылаются с курьерами.

Первичная обработка документов представляет собой экспедиционную обработку документов. Данная операция включает в себя правильность доставки корреспонденции, её сохранность (отсутствие повреждений на упаковке, полнота присланных материалов и др.). Как правило, вскрываются все конверты, кроме корреспонденции с пометкой “лично”. Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда на них имеются пометки “конфиденциально” или “срочно”, когда на документе нет обратного адреса, и дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Экспедиционная обработка корреспонденции должна осуществляться в день получения. Срочные документы необходимо обработать немедленно.

Далее все поступления необходимо рассортировать. Для упрощения этой операции разрабатываются классификаторы видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить

первичные потоки поступивших документов:

в адрес руководства организации;

в адрес исполнителей (или руководителей структурных подразделений, если таковые имеются в организации);

в адрес физических лиц (с пометкой “лично”).

Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов.

3. Обработка входящих, исходящих и внутренних документов

Поступающие в организацию документы в первую очередь подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Далее документы регистрируются и подвергаются предварительному рассмотрению, по результатам которого выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения.

Рассмотренные документы направляются назначенному в резолюции ответственному исполнителю. Затем документ ставят на контроль – контроль за его исполнением. Когда документ исполнен, его снимают с контроля – вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

разработку проекта документа;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами (если необходимо);

утверждение документа руководством;

экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов по заданию руководителя готовятся секретарем. Подготовленные проекты рассматриваются руководителем предприятия и согласовываются с заинтересованными лицами, если в этом есть необходимость. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации, которая производится после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Этапы работы с входящими и исходящими потоками документации отражены в Приложении В и Приложении Г соответственно.

Технология обработки внутренних документов аналогична описанной выше технологии обработки исходящих документов, но отличается тем, что внутренние документы не покидают пределы организации.

4. Регистрация документов

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

Существуют несколько систем регистрации документов в организации:

централизованная, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок, регистрации, поэтому является наиболее эффективной;

децентрализованная, которая предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях);

смешанная, когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируется централизованно, а другая – в структурных подразделениях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета или при помощи электронного журнала. При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент); название документа; дата; регистрационный номер; краткое содержание; резолюция руководителя; дата фактического исполнения документа; отметка о направлении документа в дело; подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложения, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения; отметка о прохождении документа; оценка исполнения;

срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания, отправляемые – в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ или секретарем на малом предприятии.

5. Контроль и исполнение документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на секретаря, если это малое предприятие.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливают с помощью законов Российской Федерации и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Типовые сроки устанавливают ведомства в подзаконных актах (определение сроков сдачи статистических и финансовых отчетов, предъявление претензий по качеству продукции и прочее). Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и выступают в качестве типовых (протоколы разногласий к договорам, исполнение писем, телеграмм и т.д.).

В конкретной организации могут быть установлены, типовые сроки для документов, не отраженных в законах и подзаконных нормативных актах.

После утверждения и включения в инструкцию по делопроизводству, эти сроки становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

6. Справочно-информационная база

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка данных обязан в течение несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

6. Документирование хозяйственных операций

Кадровый учет и кадровая документация на малом предприятии

Как правило, на малом предприятии создавать специально кадровую службу нерационально. Так как объем работы с персоналом в маленьких компаниях обычно небольшой, ведение кадровой документации поручается одному из сотрудников, чаще всего секретарю или бухгалтеру. И это логично, создавать специальную ставку в таком случае просто экономически невыгодно.

Специфические особенности малого бизнеса таковы, что кадровая документация может вестись в минимально допустимом объеме, отвечающем возможностям и потребностям малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые функции. Следует учесть, что кадровая работа в небольших организациях ведется, в основном, по мере надобности, а не постоянно, и сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению очередности отпусков. Тем не менее, кадровая политика не теряет своего ключевого значения в создании профессионального и сплоченного коллектива.

Несмотря на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, пренебрегать организацией кадрового делопроизводства нельзя. Кадровая документация, пусть и в уменьшенном объеме, должна вестись в соответствии с установленными правилами и существующим законодательством, и необходимость этого недооценивать не стоит.

Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота и уменьшение количества документации, повышает эффективность кадровой работы. Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже минимальный список документов, обязательных для ведения в малом предприятии, довольно велик. Это следующие основные документы:

• распоряжения и приказы о приеме на работу;

• приказы о предоставлении отпусков;

• приказы о переводе на другую работу, совмещении должностей;

• приказы об увольнении;

• табели учета рабочего времени;

• правила внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

• положение, регламентирующее защиту личных данных;

• трудовые книжки и книга их регистрации;

• документация по охране труда.

Любая кадровая документация из этого списка имеет юридическую, а нередко и коммерческую ценность, что является подтверждением важности ее ведения и необходимости правильного оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности как работодателя, так и работника, а в случае необходимости, становятся важными доказательствами в спорных ситуациях.

Документирование трудовых отношений обеспечивает пенсионные, социальные и другие гарантии, предоставляемые работникам российским законодательством. Кадровая документация служит основанием для начисления зарплаты, пособий, премий, для определения страхового и трудового стажа, начисления пенсий, поэтому важен ответственный и безошибочный подход к оформлению этих первоисточников. Небрежное отношение к ведению документов может неблагоприятно отразиться на благополучии и предприятия, и его работников.

К сожалению, отсутствие профессиональных кадровиков на малых предприятиях нередко ведет к низкому качеству кадрового делопроизводства и, как следствие, нарушению трудового законодательства.

Помочь в устранении подобных нарушений до того, как они будут выявлены трудовой или налоговой инспекцией, либо представителями фонда социального страхования, может аудиторская проверка. Аудит кадровой документации обеспечивает комплекс действий по проверке правильности оформления документов и корректности ведения учета. Аудиторами будет дана экспертная оценка рисков в случае выявленных нарушений и рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства с целью их устранения.

Оптимизировав кадровую документацию можно не только избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов, но и повысить управляемость персоналом, обеспечить прозрачность трудовых отношений и защиту прав своих работников.

Оцените статью: